事業を運営する上で欠かせない記帳作業。日々の取引を正確に帳簿に記録するには専門知識が必要で、時間のかかる作業でもあります。そこで活用したいのが「記帳代行」です。

記帳代行を依頼すると具体的にどのような作業が行われるのか、依頼するメリットや注意点、そして最適なサービスの選び方についてここで詳しく解説します。

記帳代行とは

そもそも「記帳」とは、日々の取引を帳簿に記録していく作業のことを指しています。事業の財務状況を細かく数字で把握する、適切な経営判断を行う、そして正しい税額を把握するためにも記帳は不可欠です。

そして、その記帳作業を税理士や外部の業者などにアウトソーシングすることを「記帳代行」といいます。記帳代行サービスを利用している事業者は多く、規模の大きな会社も小さな会社も、個人事業主なども、広く利用をしています。

記帳のために必要な情報は提供しないといけないため、必要書類やデータの送信などには対応する必要がありますが、大幅に作業負担を軽減することができるでしょう。

記帳代行の具体的な作業内容

記帳代行サービスの詳細も依頼先によりさまざまで、細かな作業内容には違いがあることもあるでしょう。そのため、どこまで対応可能なのか、どこまで一定料金で任せられるのかを事前に確認しておくことが重要です。

一般的な作業内容としては次のようなものが挙げられます。

• 領収書やレシート、請求書、通帳のコピーなどの証憑を預け、これをチェックし、整理してもらう。
• 提出した証憑に基づく取引内容の入力。勘定科目などを適切に設定してもらう。
• 入力した帳簿のデータについて誤りがないかチェックをしてもらう。
• 入力データに基づいて総勘定元帳、試算表なども作成してもらう（会計ソフトを使っていれば、一つひとつの仕訳を行うことで自動的に関連する帳簿が完成していく）。

純粋な記帳業務ではありませんが、税理士に依頼をしたときは通常記帳代行に付随して月次報告や決算業務なども依頼するケースが多いです。

税理士とその他業者でできることの違い

税務申告や税務書類の作成、税務相談などは、法律により税理士資格を持つ者しかできないことになっています。記帳は税務に関わる業務ですが、これら独占業務に直接当てはまる業務ではないため、必ずしも記帳代行を税理士に依頼する必要はありません。

ただ、記帳代行の延長で所得税や法人税の確定申告、その他税の計算・申告などに対応してほしいときは税理士事務所に頼む必要があります。

申告作業だけでなく、申告にあたって提出しないといけない税務書類の作成や、節税方法に関するサポートなど税務相談をしたいときにも他の業者には任せられません。

記帳代行サービスを利用するメリット

記帳に必要なスキルや時間があれば事業者自身で対応して何ら問題はありません。しかし時間的な余裕や労力面での余裕がないときは記帳代行サービスの利用を前向きにご検討ください。記帳代行により次のようなメリットが得られます。

• 時間が節約できる
  • 経営者や従業員が、時間のかかる記帳業務から解放され、本来の業務に集中できるようになる。
  • 簿記や会計の専門知識を仕入れる必要もなくなるため、その分の時間や労力も別のところへ割くことができる。
• コストが削減できる
  • 記帳を外部に依頼することで社内の経理担当者を雇用する必要がなくなる・雇用数を減らせるため、人件費が削減できる。
  • 給与のほか、社会保険料や福利厚生費などの負担も減らせる。
• ミスが防止できる
  • 高い専門性を持つ税理士等が対応することで、ミスが起こりにくくなる。
  • ミスに基づく責任についても外注先へ一部追及できる（最終的に自己責任となる部分もあるが、場合によって損害賠償請求なども可能）。

記帳代行の依頼先を選ぶときのポイント

記帳代行サービスを選ぶ際には「どこに依頼しても同じ」と考えず、以下のポイントに着目して自社のニーズに最適なサービスを選ぶようにしましょう。

サービス内容とコスト	記帳代行に加えて請求書の発行や給与計算、年末調整、税務相談、経営コンサルなどのサービスにも対応できるのか確認。 自社のニーズに合わせて必要なサービスを選び、料金と照らし合わせて検討することが重要。
料金体系	月額固定なのか、取引件数に応じた従量課金制なのか、など料金体系にも着目してコスパの良さを確認する。 また、初期費用やオプション料金についても要チェック。期待していた作業が別料金となっていないことなどは必ず確認。
記帳代行の実績	過去・現在において、どのような規模の事業者から依頼を受けてきたのか、どのような業種・業界を多く取り扱ってきたのか、などを確認。
対応可能な会計ソフト	複数の会計ソフトにも対応しており、自社で導入している会計ソフトを変える必要がないかどうか、また、別の業務システムとのデータ連携が可能かどうかも重要。 ITツールの利用に慣れており新たな技術・仕組みにも前向きな姿勢を持っている方が、効率的な作業を期待できる。
サポート体制	記帳代行に関して気軽に相談できる体制が整っているのか、レスポンスの早さなどにも着目。 対応の良さ、電話やメール以外にも、チャットツールやオンライン会議、訪問対応など複数の手段でやり取りができる環境にあるかどうかも確認。

税理士以外を利用するとき、事業者にとって必要な経理業務の一部しか依頼できないためご注意ください。